Archivo | diciembre, 2013

Caso de Uso: Redes de Expertos

27 Dic

Redes de Expertos

Uno de los casos de uso más recurrentes que he visto para las Redes Sociales Corporativas es el de las “Redes de Expertos” o como se conoce en la bibliografíalas “Comunidades de Practicantes” (o Community of Practice en inglés).

En términos generales una Red de Expertos es un grupo de personas que comparten un mismo interés, generalmente de forma profesional que se unen a través de medios sociales (sean físicos o electrónicos) para compartir sus conocimientos de forma colaborativa. Pero ¿cuáles son los usos que tendría una Red de Expertos dentro de una empresa o corporación? En mi opinión, esto queda resumido en el esquema que se presenta arriba. Estos son los siguientes:

  • Compartir y Colaborar. A fin de mejorar sus conocimientos en el área de experiencia que tienen, los expertos se agrupan en comunidades que no forzosamente responden a la estructura organizacional, a través de la Red Social Corporativa, y pueden compartir información, comentar en la información que comparten sus colegas, etc., generando de facto, conocimiento tácito.
  • Gestionar el Conocimiento. El conocimiento tácito o no estructurado se va gestionando de forma social
    • Capturar el Conocimiento Tácito. Esto se logra a través de los sistemas de conversación en la Red Social, a través del Activity Stream (se refiere al concepto de muro en Facebook, Timeline en Twitter); así como de mecanismos más estructurados como son los documentos compartidos, o artículos en blogs o desarrollo de wikis colaborativos.
    • Categorización Social. El conocimiento que se deposita en la Red Social Corporativa se categoriza por parte de los propios participantes, asignándoles categorías mediante el uso de hashtags, lo cual permitirá la búsqueda más efectiva del conocimiento.
    • Preservación del Conocimiento. La Red Social se convierte en un repositorio de todo el conocimiento tácito que en ella se deposita, y si se combina con estrategias para lograr una alta participación de los expertos, es probable que se capture una parte sustancial del mismo.
    • Transmisión del Conocimiento. El conocimiento almacenado en la Red Social sirve para transmitirlo a futuras generaciones a través de procesos de inducción y de herramientas para consulta de bases de datos de conocimiento. Esto es especialmente importante en compañías que se estén envejeciendo de forma acelerada y para llenar los cuadros de reemplazo.
  • Descubrir Expertos y Líderes. A través del análisis de las interacciones de los participantes con la Red Social y aplicando tecnología para análisis semántico es posible descubrir quienes son los expertos y líderes dentro de la Red Social. Hace poco hablaba con un alto ejecutivo que decía “hemos dicho que necesitamos desarrollar a nuestros expertos, pero ¿sabemos dónde se encuentran?”. La Red Social puede ayudar en dicha tarea.

Además, como un producto adicional, estas interacciones sociales propician una aceleración de la innovación, al proveer del medio para crear diversidad de ideas y opiniones, lo cual logra que muchas ideas o corazonadas choquen entre si, se puedan recombinar y generen nuevas ideas que terminen en proyectos. En el artículo de hace unas semanas, dejaba un video que explica este concepto del “choque de las ideas (o corazonadas)”.

Como siempre, agradeceré tus comentarios y si el artículo fue de tu interés, su difusión.

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La importancia de los grupos (o comunidades) en las Redes Sociales Corporativas

17 Dic

grupos

Uno de los aspectos más sutiles en una implementación de una Red Social Corporativa es la conformación de las comunidades o grupos de usuarios. Una comunidad es una asociación de personas que tienen un mismo fin o interés común. Obviamente la primera forma de agrupar a las personas que se nos ocurre es copiar la estructura organizacional formal y poner a la gente dentro de departamentos. Sin embargo esto no forzosamente tiene que operar de esta manera, ya que en una Red Social Corporativa (como en la vida misma) una persona puede pertenecer simultáneamente a muchas comunidades.

Otro problema que se puede presentar al mantener las comunidades tal como se encuentra la estructura organizacional, es que se minimizan la posibilidad de encontrar diversidad de ideas y caer en lo que se denomina group thinking, que es la forma de hacer las cosas como siempre lo hemos hecho.

En el libro “Where Good Ideas Come From” de Steven Johnson desarrolla un concepto que se llama la “regla de los 10 y 10” donde explica por qué una ciudad grande es más creativa e innovadora que un pueblo pequeño. De acuerdo a este concepto, la innovación que se genera no se debe tanto a la capacidad personal de sus habitantes, sino a la cantidad de ideas que pueden chocar entre ellas y a la capacidad de reutilizar las ideas de otros de una forma liberal.

Hace unos días se publicó en el New York Times la editorial titulada “What Tech Hasn’t Learned From Urban Planning” que critica las prácticas que están adoptando las empresas de tecnología en la zona de San Francisco. Dice que muchas compañías han tomado el lenguaje del urbanismo para referirse a los sitios comunes dentro de los campus de las compañías, sin embargo estos sitios comunes no están abiertos al público, por lo que las conversaciones y el rebotar de ideas se da únicamente entre los empleados de la misma compañía.

Pensando que entre más diversidad tenemos más y mejores ideas, como lo demuestra un cuerpo del conocimiento cada vez mayor, en nuestra implementación de Red Social Corporativa estamos definiendo los grupos y comunidades en tres dimensiones:

  • Los grupos que reflejan la estructura organizacional. Estos grupos se crean para compartir y colaborar con documentos que interesan solo al área funcional (discusión sobre entregables, pequeños proyectos, instrucciones, etc.) y para difundir información que es de interés para el grupo. Estas comunidades son cerradas (no permiten participación de externos al área, y se requiere una invitación explícita para ingresar) y secretas (no se publican en el directorio de comunidades)
  • Los grupos que se crean para proyectos específicos. La diferencia con los anteriores es que participan miembros de otras unidades organizacionales, pero para un objetivo específico. Estas comunidades también son cerradas, pero pueden o no listarse en el directorio de comunidades. Si se listan, la gente que quiera inscribirse a ellas tiene que pasar por un proceso de aprobación.
  • Los grupos de expertos (o entusiastas) de un tema específico. En mi opinión, estas son las comunidades que son más ricas en cuanto a diversidad y potencial generación de ideas, ya que en términos generales son abiertas (cualquier persona dentro de la organización se puede inscribir) y generalmente están listadas dentro del directorio de comunidades y se incentiva la participación.

Otro tema importante es si se deben permitir o no la creación de comunidades para otros temas no asociados directamente a la empresa. Mi opinión es que, mientras no constituyan un distractor mayor (que se puede verificar por estadísticas de uso) deben ser permitidas, toleradas y hasta fomentadas, ya que pueden generar una serie de beneficios no cuantificables como el generar un mejor ambiente de trabajo o mejorar la moral de los empleados.

Como siempre, agradeceré tus comentarios.

BONUS: El video que explica los conceptos del libro “Where Good Ideas Come From“, en voz de su propio autor: