El “curador” de la información

8 Ago

ardilla

Cuando hemos ido a vender las ideas de utilizar la Red Social dentro de la empresa, uno de los casos de uso recurrentes es el de gestión documental y gestión del conocimiento (de esto he hablado someramente en el artículo sobre redes de expertos). Estos casos de uso son muy importantes para implementar cosas como programas de inducción, capacitación y por supuesto, de transferencia del conocimiento.

Pero todos los que hemos usado Internet caemos en el mismo problema siempre: cuando hacemos una pregunta al todo poderoso Google, nos arroja literalmente millones de respuestas y terminamos ahogados en un mar de información que en muchos casos puede resultar ser contrarproducente desde la perspectiva de la productividad.

El día de hoy leí este artículo del MIT SMR titulado “Does Your Company Collect Data – Or Hoard It?“, no habla precisamente de gestión del conocimiento o documental, sino de Big Data, pero hay conceptos que son similares.

Una de las tentaciones que siempre existen, es guardar toda la información que se va generando alrededor de un proyecto, lo cuál es muy útil durante el desarrollo del mismo, y por cuestiones de auditoría. Sin embargo, desde la perspectiva de gestión del conocimiento puede resultar contraproducente. Todos hemos vivido el caso de buscar algo en Google y encontrar cientos de millones de resultados, y tener que distinguir cuáles artículos son más relevantes en la búsqueda.

Por esta razón, cuando hemos tratado casos de uso que tienen que ver con gestión documental y gestión de conocimiento hemos hecho énfasis en lo importante que es contar con el rol de “curador” de la información.

La persona que realice este rol, debería tener las siguientes características:

  • Un conocimiento claro y suficientemente extenso del proceso de negocio o la función que se realiza.
  • Entender criterios de archivística y poder tomar decisiones sobre qué es lo relevante, y que hay que guardar, pero quizás lo más importante, descartar lo que no es importante.
  • Capacidad para ordenar y clasificar información de acuerdo a diferentes criterios: cronológico, relevancia, requerimientos legales, etc.

Y algunas de las funciones que debe realizar este rol serían:

  • Expurgar la información que ya no es requerida, o que ya no tiene un valor histórico, legal o técnico. Esta puede ser la función más delicada, ya que documentos o conversaciones que aparentemente no tienen importancia en el desarrollo de un proyecto, podían haber sido la clave para las decisiones que se tomaron. Este tipo de información solo la puede conocer alguien que estuvo involucrado en la toma de decisiones del proyecto.
  • Generar resúmenes del proceso en cuestión que se puedan utilizar como índices para encontrar la información de detalle que sea requerida para el aprendizaje, o la transferencia de conocimiento.

El artículo citado del MIT SMR tiene tres reglas que deben aplicarse sobre adquirir “más datos”, creo que si reemplazamos “más datos” por “más documentos”, con una ligera modificación, las reglas propuestas deberían servirnos como una primera aproximación a los criterios que debería seguir el “curador” de información.

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